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    Organiser une soirée

     

    Organiser une soirée (de gala)

    Au sein d’un événement comme un séminaire, un congrès ou un colloque, voire un salon professionnel, la soirée de gala se situe généralement l’avant dernier soir.

    Lors des salons, les exposants profitent de la présence sur l’exposition de leurs clients venus de partout pour organiser une soirée hors normes. Il faut impérativement confier l’organisation à une agence événementielle et non pas à la structure qui organise le salon, qui a bien d’autres chats à fouetter…

    L’exposant est également pris par les nombreux contacts sur son stand et ne peut se consacrer qualitativement à l’organisation de sa soirée qui doit être d’autant mieux réussie que des concurrents en proposent aussi… Ainsi sur des grands salons, les soirées de gala d’un tel ou un tel sont bien connues et … courues.

     

    Ne pas négliger l'invitation, elle est le premier message qui situe l'importance de votre événement.
    Ne pas offrir un cadeau trop cheap, ou alors qu'il soit drôle et n'ait aucune prétention.
    Choisissez votre agence avant de choisir votre lieu.
    Penser au parking, à l'hôtellerie environnante,
    Au niveau technique, éviter d'acheter directement toutes les prestations proposées. Faites étudier le besoin réel par votre agence partenaire.

    Etudiez de près les détails : combien de bouteilles de vin par convive, l'eau minérale est-elle à discrétion...
    N'oubliez pas de parler du gâteau d'anniversaire : qui s'occupe des bougies, du plateau pour le recevoir, arrive-t-il sur la scène ? Par quel endroit (est-il assez grand)...
    Si votre budget le permet, ne faites pas tenir le vestiaire par votre secrétaire, embaucher des hôtesses professionnelles...